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介護職員から家族へ手紙!利用者を安心させる書き方とは?

 2016/09/11 介護
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いつもお仕事お疲れ様です(^^♪

介護施設など
現場で働いていると
利用者家族の方に手紙を書く機会に
遭遇することがあると思います。

イベントごとに手紙を書く施設や
毎月書いている施設など
施設によって頻度は様々だと思いますが、
利用者の現状を知らせるために
手紙を書くという手段を使っている施設
多く見受けられます。

今回はそんな介護職員の
頭を悩ませる手紙についてです。

ぶっちゃけこのメールやSNSの世の中で
手紙なんてなかなか書かないですよね?

そんな中、手紙なんて言われても
書けないー!!なんて
思っている人いるのではないでしょうか?

今回はそんな人の為に
介護職員が利用者の家族へ書く
手紙の注意点や喜ばれるポイント
お教えします☆

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利用者の家族に手紙!これでバッチリ!
安心させる一文とは?

せっかく手紙を書くなら、
相手に喜んでもらいたい!

相手が不安に思っているのであれば
安心させてあげたい!

と、思いますよね?

利用者家族への手紙となると
きっちりしなくちゃ。。。とか
変な緊張感があります。

その結果、
業務的な文章になってしまうことも。。。

そおではなく、
家族に安心してもらいたい
という気持ちが大切です。

となれば知りたいのは
どのような文章を書けば
家族が安心するのかということです。

お教えしましょう☆

是非家族への手紙で
家族を安心させるために
使ってもらいたい一文
3つ挙げてみました☆

  • お食事では全量摂取して頂き
    食事前後で
    他の入所の方と
    楽しそうに
    会話されています。
    具体的に説明してあげる
  • 先日の七夕祭りでは
    楽しそうに体を揺らし
    手拍子されていました。
    イベントを
    楽しんでいる
    ことを伝える
  • 入所して初めはなかなか他の方とも
    話をすることが少なかったのですが
    今では輪の中心的存在となり、
    毎日笑い声が聞こえています。
    ⇒入所したころと今の違い
    家族が不安に思ってることを
    解決してあげる
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家族に喜ばれる手紙の内容とは?

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先程、安心させる文章を
お伝えさえて貰いましたが
その内容こそが
家族に喜ばれる手紙なんです!

ポイントをまとめてみると。。。

  • 今の現状を分かりやすく記入する
  • 最近の様子を話す
    【施設での生活を
    楽しんでいることを伝える】
  • 過去と現在の対比
  • 家族への気遣いの一言

 

この内容がすべて含まれている
手紙こそ、家族に喜ばれるような
素敵な手紙だと思います。

もちろん言葉遣いも大切ですが
手紙は気持ちですからね~

気持ちがこもっていれば
言葉遣いが多少ダメでも
家族の人はその手紙で
幸せな気持ちになれます(^^♪

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そもそもどんな時に利用者の家族に手紙を書くの?

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冒頭でもお伝えしたように
施設利用者の現状報告として
介護職員から利用者家族へ
手紙が書かれている施設が多くあります。

では、どのぐらいのペース・頻度で
手紙をかくのかということは施設によりけり

しかし、多くの施設が
七夕や運動会・遠足など
少し大きなイベントを開催した後に
イベントでの利用者の様子などを書いて
手紙を出しています。

この手紙の評判が良く
なかなか施設に顔を出すことが出来ない人でも
施設で過ごす介護者の様子が分かり
とても安心するツールの一つだと
言われています。

また手紙でのやり取りが
介護職員と家族との
信頼関係を高めてくれます

 

手紙での注意点は一体何?
始まりの言葉は何と書くべき?

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手紙に対する質問をいろいろとみていると
何を書けばいいのかわからないの他に
よくある質問が二つありました。

それは何に気を付ければいいのかと
書き出し、つまり始まりの言葉についてです。

よく考えると
『こんにちは。』
だとラフすぎるというか
友達か!って感じがしますよね?

であれば、
どのような言葉で
手紙を始めればいいのでしょうか?

基本的に手紙の書き出しは
『起首』を使い、
最後に結びの『結語』を付けます。

よくあるのは起首が『拝啓』
結語が『敬具』ですね。

恐らく一度は目にしたことが
あるかと思います。

手紙の流れはこんな感じですね~

【起首】
敬具

【前文】
長かった酷暑も
ようやく一段落しましたが、
お変わりありませんか。

【お礼の言葉】
先日は施設への
訪問ありがとうございました。

【本文】
その後特にお変わりなく
楽しそうに施設で過ごされています。

〇月〇日に当施設では
運動会が開催されました。
・・・・・
(本人さんの様子について
具体的に話をする)

【結びの挨拶】
御家族の皆様、
お身体を御自愛されて下さい。

【結語】
敬具

 

 

とこんな感じで手紙を書くのが
綺麗な書き方です☆

 

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前文がよくわからない!という人は
季節の挨拶なんかで
ネットで検索してみると
たくさん出てきますので
是非参考に♡

 

手紙の注意点をまとめてた

先程触れたように
手紙を書く時の注意点は一体何なのか?

知りたい!という声や質問サイトで
質問しているものを多く見たので
一覧にしてまとめてみました!

  • 言葉遣い
  • 誤字脱字
  • 挨拶の言葉を入れる
  • 本人の様子が分かる
    内容にする。
    ⇒みんな同じではなく
    その人の手紙を作る
  • 言葉選びや言い回し
    ⇒顔が見えない分
    言い方に配慮する必要がある
  • 気持ちを込めて手紙を書く!

誤字脱字は当たり前ですね~

そんな突っ込みが
ちらほら聞こえてきそうな
感じですね。。。笑

ただ、結局は最後の
気持ちを込めて手紙を書く!
ということにつきます!

この記事を振り返って~

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今回は
介護職員から家族へ手紙!
利用者を安心させる書き方とは?という
タイトルで書かせて頂きました。

内容はこちらです!

  • 利用者の家族に手紙!
    これでバッチリ!
    安心させる一文とは?
  • そもそもどんな時に
    利用者の家族に手紙を書くの?
  • 手紙での注意点は一体何?
    始まりの言葉は何と書くべき?

手紙って話して言えるのと違って
声のトーンもなければ
表情もありませんからね。。。

結局は気持ちなんですよね~

気持ちを込めて手紙を書けば
その気持ちって不思議なんですけど
しっかりと家族の方に伝わりますよね。

一生懸命さみたいなものが。

メンドクサイと思って
手紙を書いていると
内容や書き方で
すぐにわかっちゃいます~

ひとつひとつ家族の方や利用者さんの顔を
思いうかべながら書いてみてください☆

きっと素敵な手紙が書けますよ(^_-)

最後までお付き合い頂き、
ありがとうございました。

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ライター紹介 ライター一覧

sho-to

sho-to

福祉系大学を卒業しベンチャー企業へ就職、その後転職し介護老人保健施設で相談員として働いていたが、結婚を機に退職。現在は2児の子をもつ専業主婦です。社会福祉士・社会福祉主事任用資格・福祉住環境コーディネーター・産後ケアリストの資格を持っています♪